Personalschema: planera vem som jobbar var
Personalschemat svarar på frågan vem som är var, vilken dag. I Crewrig dras projekt från en lista till rutan för rätt person och dag, passet sträcks över flera dagar genom att dras i kanten, och den anställde ser sitt pass i mobilen och rapporterar tid direkt från det. När dagen passerat visar schemat om det som planerades också blev gjort. Det ingår i alla paket.
I appen: Tidregistrering → fliken Schema
Vad det är
Planeringen i ett byggföretag är sällan komplicerad — den är bara färskvara. Ett kalkylark stämmer på fredagen och är fel på tisdagen, och det enda som får reda på ändringen är den som råkar bli uppringd.
Ett schema som lever i samma system som tidrapporteringen får en egenskap ett kalkylark aldrig kan få: det går att jämföra med utfallet. Planerat och rapporterat står bredvid varandra, och avvikelsen syns utan att någon räknar efter.
Så fungerar personalschemat i Crewrig
Passen läggs genom att dra
Till vänster ligger projekten, till höger ett rutnät med en rad per anställd och en kolumn per dag. Dra ett projekt till en ruta och passet blir en färgad stapel. Dubbelklick på en tom ruta öppnar i stället en sökruta, för den som hellre skriver än drar.
Ett pass sträcks och flyttas i samma rutnät
Dra i stapelns kant för att förlänga eller korta passet över flera dagar, eller dra hela stapeln för att flytta den till en annan dag eller en annan person. Bara pågående och planerade projekt går att lägga in — avslutade och makulerade syns inte i listan.
Timmar, klockslag och en notering per pass
Klicka på en stapel för att ange planerade timmar, klockslag eller en notering som den anställde ser i mobilen. Lämnas timfältet tomt betyder passet en hel dag, räknat som personens veckoarbetstid delad på fem.
Överbeläggning och frånvaro syns medan du planerar
Radhuvudet ställer planerade timmar mot veckoarbetstiden och blir rött när planen överstiger den. Frånvaro visas som skrafferad bakgrund med en förkortning i dagens hörn, och försöker du lägga ett pass på en dag med frånvaro varnar en ruta om det.
Kopiera förra veckan tar bara det som saknas
Knappen visar i en dialog hur många pass som skulle kopieras från föregående vecka. Pass som redan finns hoppas över, så att en vecka som delvis är planerad inte får dubbletter.
Den anställde rapporterar från sitt pass
I mobilen ligger dagens pass överst under rubriken Planerat idag, med projekt, timmar och notering. Knappen Rapportera enligt schema registrerar tiden som den är planerad; den som arbetat annorlunda trycker på passet och får formuläret förifyllt att ändra i.
Passerade dagar får ett facit
När en dag gått visar varje stapel en prick per dag: grön när tiden rapporterats på projektet enligt plan, orange vid avvikelse, grå när ingenting rapporterats och blå vid frånvaro. Pekaren över pricken förklarar vad som hände — till exempel att tiden rapporterats på ett annat projekt.
Det här gör Crewrig inte
Listan finns för att den är användbar innan ni bestämmer er, inte efteråt. Saknas något ni måste ha är det bättre att ni ser det här.
- Schemat föreslår ingenting. Det finns ingen automatisk beläggning, ingen optimering och ingen kompetensmatchning — Crewrig visar vad ni planerat och vad det blev, men bestämmer inte vem som ska vart.
- Schemat och projektets tidplan är två skilda vyer. Ett pass i schemat skapar ingen aktivitet i tidplanens Gantt-schema, och en aktivitet där bemannar ingen.
- Planeringen görs vecka för vecka i ett rutnät med hela dagar. Två pass samma dag för samma person och projekt går inte att lägga som skilda poster, och det finns ingen månads- eller kvartalsvy att planera i.
- Bara arbetsledare och administratörer kan ändra schemat. Övriga i företaget ser det men kan inte flytta ett pass, och den anställde kan inte begära en ändring i systemet.
- Schemat känner inga skift eller obekväm arbetstid. Klockslagen på ett pass är information till den anställde och styr varken lönearten eller någon ersättning — den registreras separat vid tidrapporteringen.
Vad det kostar
Ingår i alla paket
Schemaläggningen ingår i alla paket och kostar inget per pass eller per planerad person. Det enda som styr priset är hur många som ska använda systemet, och lägsta paketpris är 589 kr per månad exklusive moms.
| Post | Pris |
|---|---|
| Arbetsledare som lägger schemat (webbanvändare utöver paketet) | 289 kr/mån |
| Anställd som ser sitt pass i mobilen (appanvändare utöver paketet) | 159 kr/mån |
Att se schemat kräver ingen särskild behörighet: alla i företaget läser det, inklusive personal som bara har mobilen. Provperioden är 14 dagar.
Vanliga frågor
Ser den anställde sitt schema i mobilen?
Ja. Dagens pass ligger överst på tidrapporteringssidan i appen, med projekt, planerade timmar och den notering arbetsledaren skrivit. Veckovyn visar vilka projekt som är planerade vilka dagar. Bläddrar man till en annan dag byter rubriken från Planerat idag till Planerat med det datumet.
Slipper personalen fylla i tiden själva när det finns ett schema?
Nästan. Knappen Rapportera enligt schema registrerar alla dagens pass som de är planerade, i en tryckning. Blev dagen annorlunda öppnar man passet och ändrar i det förifyllda formuläret i stället — tiden skapas alltså aldrig utan att någon bekräftat den.
Hur ser jag om personalen jobbade där de var inplanerade?
Varje passerad dag får en prick i sin stapel. Grön betyder att tiden rapporterats på det planerade projektet inom en kvarts timmes marginal, orange att den avviker, grå att ingenting rapporterats och blå att personen var frånvarande. Tooltipen säger vad avvikelsen består i.
Vem får lägga och ändra schemat?
Arbetsledare och administratörer. Alla andra i företaget kan läsa schemat men inte ändra i det, och för dem står det ovanför rutnätet att bara arbetsledare kan göra ändringar.
Varnar systemet om jag planerar in någon som är sjuk eller har semester?
Ja. Frånvaro ritas som en skrafferad bakgrund med en förkortning för frånvarotypen, och lägger du ett pass på en sådan dag visas en orange ruta om det. Varningen stoppar inte passet — ibland är det just det man vill planera för — men den ser till att det är ett medvetet val.
Uppgifterna på den här sidan kontrollerades mot Crewrigs kod 15 september 2026. Priserna läses ur prislistan när sidan visas, så de stämmer med prissidan.